Tại Sao Hàng Hóa Lại Bị Phân Luồng Đỏ Và Cách Giải Quyết
Tại sao hàng hóa lại bị phân luồng đỏ và cách giải quyết là vấn đề được nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu quan tâm. Khi tờ khai bị phân vào luồng đỏ, doanh nghiệp không chỉ phải kiểm tra hồ sơ chứng từ mà còn phải kiểm tra thực tế hàng hóa. Điều này có thể làm kéo dài thời gian thông quan, phát sinh chi phí lưu kho bãi và ảnh hưởng đến kế hoạch giao nhận.
Việc hiểu rõ nguyên nhân phân luồng đỏ, quy trình kiểm tra và cách xử lý sẽ giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị hồ sơ, hàng hóa cũng như phương tiện vận chuyển, từ đó hạn chế những chi phí phát sinh không cần thiết.
Luồng đỏ hải quan là gì?
Trong quá trình làm thủ tục hải quan, tờ khai hàng hóa có thể được hệ thống phân vào luồng xanh, luồng vàng hoặc luồng đỏ dựa trên cơ chế quản lý rủi ro.
Luồng xanh
Tờ khai được miễn kiểm tra hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa theo quy định, doanh nghiệp có thể thực hiện các bước tiếp theo để thông quan.
Luồng vàng
Cơ quan hải quan thực hiện kiểm tra hồ sơ, chứng từ của lô hàng. Doanh nghiệp có thể phải xuất trình hoặc bổ sung các chứng từ liên quan theo yêu cầu.
Luồng đỏ
Tờ khai phải thực hiện kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa. Tùy trường hợp, hàng có thể được kiểm tra bằng máy soi hoặc kiểm tra thực tế tại khu vực kiểm hóa.
Do đó, luồng đỏ thường khiến thời gian xử lý lô hàng kéo dài hơn so với luồng xanh hoặc luồng vàng.
Tại sao hàng hóa lại bị phân luồng đỏ?
Việc phân luồng được thực hiện dựa trên hệ thống quản lý rủi ro của cơ quan hải quan. Có nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến kết quả phân luồng của một tờ khai.
Doanh nghiệp có lịch sử tuân thủ chưa tốt
Lịch sử chấp hành pháp luật của doanh nghiệp là một trong những yếu tố được xem xét trong quản lý rủi ro.
Những trường hợp từng phát sinh sai phạm về khai báo, thuế, hàng hóa hoặc các vấn đề liên quan đến thủ tục hải quan có thể làm tăng mức độ rủi ro của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, không nên hiểu rằng cứ bị luồng đỏ là doanh nghiệp đang có vi phạm. Việc phân luồng được thực hiện dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau.
Khai báo sai hoặc thông tin chứng từ không thống nhất
Một trong những vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý là sự thống nhất giữa tờ khai và bộ chứng từ.
Các thông tin như tên hàng, mã HS, số lượng, trọng lượng, trị giá, xuất xứ, model hoặc thông số kỹ thuật cần được kiểm tra trước khi khai báo.
Nếu thông tin giữa tờ khai, commercial invoice, packing list, vận đơn và chứng từ kỹ thuật có sự khác biệt, doanh nghiệp có thể phải giải trình hoặc đối mặt với yêu cầu kiểm tra thực tế.
Mã HS chưa chính xác
Mã HS có vai trò quan trọng trong việc xác định chính sách quản lý và thuế đối với hàng hóa.
Việc áp mã HS không phù hợp với bản chất hàng hóa có thể dẫn đến chênh lệch thuế hoặc phát sinh vấn đề về chính sách mặt hàng.
Đặc biệt đối với máy móc, thiết bị, linh kiện và hàng hóa có cấu tạo phức tạp, doanh nghiệp cần xác định mã HS dựa trên đặc tính thực tế của sản phẩm thay vì chỉ dựa vào tên thương mại.
Trị giá khai báo có dấu hiệu bất thường
Trị giá hải quan cũng là một nội dung được cơ quan hải quan quản lý và kiểm tra theo quy định.
Nếu trị giá khai báo có sự chênh lệch đáng kể hoặc có dấu hiệu cần làm rõ, doanh nghiệp có thể được yêu cầu giải trình, tham vấn hoặc thực hiện các thủ tục liên quan.
Mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành
Một số nhóm hàng có yêu cầu kiểm tra chuyên ngành, giấy phép hoặc điều kiện nhập khẩu.
Ví dụ có thể bao gồm thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế, hóa chất, máy móc đã qua sử dụng và một số nhóm hàng có yêu cầu đặc thù khác.
Đối với những mặt hàng này, doanh nghiệp cần kiểm tra chính sách nhập khẩu trước khi đưa hàng về Việt Nam.
Hệ thống lựa chọn kiểm tra theo tiêu chí quản lý rủi ro
Không phải tất cả các trường hợp phân luồng đỏ đều do doanh nghiệp khai sai hoặc có lịch sử vi phạm.
Tờ khai có thể được lựa chọn kiểm tra dựa trên các tiêu chí quản lý rủi ro hoặc kiểm tra theo tỷ lệ nhất định để đánh giá mức độ tuân thủ.
Hàng bị luồng đỏ phải làm gì?
Khi tờ khai được phân luồng đỏ, doanh nghiệp không nên quá lo lắng mà cần nhanh chóng kiểm tra lại hồ sơ và chuẩn bị hàng hóa cho quá trình kiểm tra thực tế.
Bước 1: Kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ
Doanh nghiệp nên rà soát tờ khai hải quan, Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading hoặc chứng từ vận tải, hợp đồng mua bán, C/O nếu có, catalogue, tài liệu kỹ thuật và giấy phép hoặc chứng từ quản lý chuyên ngành nếu có.
Cần đặc biệt kiểm tra sự thống nhất về tên hàng, mã hàng, số lượng, trọng lượng, xuất xứ, model và thông số kỹ thuật.
Bước 2: Chuẩn bị hàng hóa để kiểm tra
Hàng hóa cần được bố trí phù hợp để cơ quan hải quan có thể kiểm tra theo yêu cầu.
Đối với container chứa nhiều loại hàng, doanh nghiệp nên chuẩn bị thông tin về vị trí từng loại hàng để việc kiểm tra được thuận lợi hơn.
Nếu là máy móc, thiết bị hoặc hàng có cấu tạo phức tạp, nên chuẩn bị catalogue và tài liệu kỹ thuật để giải thích khi cần thiết.
Bước 3: Bố trí nhân sự phối hợp kiểm hóa
Doanh nghiệp nên cử người nắm rõ thông tin lô hàng để phối hợp trong quá trình kiểm tra.
Người phụ trách cần có khả năng giải thích về tên hàng, công dụng, model, thông số kỹ thuật và các nội dung liên quan đến hàng hóa.
Bước 4: Xử lý nếu phát hiện sai lệch
Nếu kết quả kiểm tra phù hợp với nội dung khai báo, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện các bước để hoàn tất thủ tục thông quan.
Nếu có sai lệch, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân và thực hiện khai bổ sung, nộp thuế bổ sung hoặc xử lý theo quy định của pháp luật tùy từng trường hợp.
Bị luồng đỏ mất bao lâu mới được thông quan?
Không có một thời gian cố định áp dụng cho tất cả các tờ khai luồng đỏ.
Thời gian thông quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố như loại hàng, tình trạng hồ sơ, phương thức kiểm tra, địa điểm kiểm hóa, yêu cầu lấy mẫu hoặc kiểm tra chuyên ngành và việc doanh nghiệp có phải bổ sung, giải trình hay không.
Nếu hồ sơ đầy đủ, hàng hóa phù hợp với khai báo và quá trình kiểm tra diễn ra thuận lợi, thời gian xử lý có thể được rút ngắn đáng kể.
Ngược lại, nếu phát sinh sai lệch, phải lấy mẫu, kiểm tra chuyên ngành hoặc bổ sung hồ sơ thì thời gian xử lý có thể kéo dài hơn.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên chủ động cam kết một thời gian thông quan cố định chỉ dựa trên việc tờ khai đã được truyền lên hệ thống.
Chi phí phát sinh khi hàng bị luồng đỏ
Ngoài thời gian chờ thông quan, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm nhiều khoản chi phí trong quá trình kiểm tra thực tế hàng hóa.
Chi phí nâng hạ và kiểm hóa
Container hoặc kiện hàng có thể phải được di chuyển, mở kiểm tra hoặc thực hiện các thao tác phục vụ kiểm hóa theo yêu cầu.
Chi phí lưu kho, lưu bãi
Nếu quá trình thông quan kéo dài, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm chi phí lưu container, lưu bãi hoặc lưu kho tùy phương thức vận chuyển và địa điểm thực hiện thủ tục.
Chi phí nhân sự và phương tiện
Doanh nghiệp có thể phải bố trí thêm nhân sự, xe vận chuyển, xe nâng hoặc phương tiện phục vụ việc kiểm tra và nhận hàng.
Chi phí do chậm tiến độ giao hàng
Đây có thể là khoản chi phí gián tiếp đáng lưu ý, đặc biệt đối với hàng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, máy móc dự án hoặc hàng cần giao đúng thời hạn cho khách hàng.
Cách hạn chế hàng hóa bị phân luồng đỏ
Doanh nghiệp không thể đảm bảo mọi tờ khai đều được phân luồng xanh, bởi việc quản lý rủi ro thuộc hệ thống của cơ quan hải quan.
Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể chủ động giảm thiểu các rủi ro phát sinh từ sai sót trong quá trình khai báo.
Kiểm tra mã HS trước khi mở tờ khai
Cần xác định mã HS dựa trên bản chất, cấu tạo, công dụng và các đặc điểm thực tế của hàng hóa.
Đối với mặt hàng phức tạp, nên chuẩn bị trước tài liệu kỹ thuật để có cơ sở giải trình khi cần.
Chuẩn hóa mô tả hàng hóa
Tên hàng trên tờ khai cần thể hiện đầy đủ các thông tin cần thiết và phù hợp với thực tế.
Không nên sử dụng tên thương mại chung chung khiến cơ quan hải quan khó xác định bản chất hàng hóa.
Kiểm tra chứng từ trước khi truyền tờ khai
Nên đối chiếu invoice, packing list, vận đơn, hợp đồng và chứng từ kỹ thuật trước khi khai báo.
Chỉ một sai lệch nhỏ về số lượng, trọng lượng, model hoặc tên hàng cũng có thể khiến doanh nghiệp mất thêm thời gian để giải trình.
Chuẩn bị trước chứng từ chuyên ngành
Nếu hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp cần xác định rõ yêu cầu trước khi nhập khẩu.
Việc chuẩn bị trước giúp hạn chế tình trạng hàng đã về cảng nhưng chưa đủ hồ sơ để hoàn tất thủ tục.
Duy trì lịch sử tuân thủ tốt
Doanh nghiệp cần thực hiện đúng nghĩa vụ thuế, khai báo trung thực và phối hợp đầy đủ với cơ quan hải quan khi có yêu cầu.
Việc duy trì lịch sử tuân thủ tốt là một phần quan trọng trong quản lý rủi ro hải quan.
Vai trò của đơn vị logistics khi hàng bị luồng đỏ
Đối với những lô hàng bị luồng đỏ, đơn vị logistics có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong việc điều phối phương tiện, nhân sự và kế hoạch nhận hàng sau khi hoàn tất thủ tục.
Đặc biệt đối với hàng máy móc, thiết bị, hàng dự án, hàng quá khổ hoặc hàng siêu trường siêu trọng, việc chuẩn bị phương án vận chuyển từ trước sẽ giúp hạn chế thời gian chờ sau thông quan.
Doanh nghiệp nên chủ động trao đổi với đơn vị vận chuyển ngay từ khi hàng chuẩn bị cập cảng để có phương án bố trí phương tiện phù hợp với kích thước, trọng lượng và đặc điểm của hàng hóa.
Kinh nghiệm xử lý hàng luồng đỏ nhanh và hiệu quả
Để hạn chế thời gian và chi phí phát sinh, doanh nghiệp nên thực hiện đồng thời nhiều công việc thay vì chỉ chờ đến khi cơ quan hải quan yêu cầu mới chuẩn bị.
Chuẩn bị hồ sơ trước khi hàng về cảng
Không nên đợi đến khi hàng cập cảng mới kiểm tra chứng từ. Hồ sơ nên được rà soát trước để kịp thời phát hiện những điểm chưa thống nhất.
Nắm rõ đặc điểm hàng hóa
Nhân sự phụ trách xuất nhập khẩu cần hiểu rõ hàng hóa về tên gọi, công dụng, model, xuất xứ, thành phần hoặc thông số kỹ thuật.
Chủ động phương án kiểm hóa
Với hàng container hoặc hàng có nhiều chủng loại, nên chuẩn bị trước phương án mở hàng và vị trí kiểm tra để hạn chế thời gian chờ.
Chuẩn bị phương tiện nhận hàng
Nếu hàng được vận chuyển tiếp về nhà máy, kho hoặc công trình, doanh nghiệp nên đặt phương tiện trước và thống nhất thời gian nhận hàng linh hoạt.
Điều này đặc biệt quan trọng đối với hàng dự án và hàng siêu trường siêu trọng vì phương tiện chuyên dụng thường cần được điều động trước.
Kết luận
Hiểu rõ tại sao hàng hóa lại bị phân luồng đỏ và cách giải quyết giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình xuất nhập khẩu.
Luồng đỏ không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp chắc chắn có vi phạm. Đây là kết quả của cơ chế quản lý rủi ro và kiểm tra hải quan đối với từng tờ khai.
Để hạn chế thời gian và chi phí phát sinh, doanh nghiệp cần chú trọng từ khâu chuẩn bị chứng từ, xác định mã HS, khai báo chính xác đến việc chuẩn bị hàng hóa và phương tiện phục vụ kiểm tra.
Đối với các lô hàng máy móc, thiết bị, hàng dự án hoặc hàng siêu trường siêu trọng, việc kết hợp giữa thủ tục hải quan và phương án vận chuyển sau thông quan cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tiến độ giao nhận.